Label

Senin, 02 Juli 2012

Spanyol dan Sejarah


REPUBLIKA.CO.ID, KIEV -- Spanyol mencetak sejarah. Usai menggagahi Italia di babak final Piala Eropa 2012, Senin (2/7) dini hari WIB, tim Matador berhasil keluar sebagai juara Euro 2012.
Kesuksesan ini mengantarkan Spanyol menjadi negara pertama yang berhasil mempertahankan gelar Piala Eropa. Tak hanya itu, Spanyol juga menjadi negara pertama yang merebut tiga gelar di turnamen besar secara beruntun, yakni Piala Eropa 2008, Piala Dunia 2010, dan Piala Eropa 2012.
Ya, empat gol yang bersarang di gawang Gianluigi Buffon membuat Spanyol ditasbihkan sebagai raja diraja Eropa. Hujan gol itu mengantarkan Spanyol menyabet gelar tropi Henry Delaunay untuk kali ketiga sepanjang sejarah, sejak meraih tropi pertama pada Piala Eropa 1964.
Dalam laga yang digelar di Stadion Olimpiade Kiev, Ukraina Spanyol memang terlalu tangguh bagi Italia yang kehilangan bentuk permainan terbaiknya. Andrea Pirlo seperti kehilangan sentuhan magisnya. Sementara Mario Balotelli gagal menjadi 'Super Mario' di partai puncak. Duetnya bersama Antonio Cassano di lini serang 'mati kutu' menghadapi kokohnya barisan pertahanan Spanyol. Penampilan Italia di hadapan Spanyol bisa dibilang antiklimaks malam itu.
Spanyol Juara Piala Eropa 2012
Skuat Spanyol Juara Piala Eropa 2012

Empat gol Spanyol disarangkan David Silva, Jordi Alba, Fernando Torres, dan Juan Matta. Silva merobek jala Buffon lewat sundulan di menit ke-14 usai memaksimalkan umpan tarik Cesc Fabregas. Sementara Alba berhasil memaksa Buffon memungut bola untuk kali kedua dari gawangnya di menit ke-41. Alba yang melakukan overlap tak menyia-nyiakan 'Tru Pas' Xavi Hernandez dan langsung menaklukkan Buffon.
Dan, Italia kian terbenam setelah Fernando Torres mencetak gol di menit ke-84. Torres yang masuk menggantikan Fabregas berhasil membuktikan ketajamannya. Gol itu membuat pundi-pundi gol Torres di Polandia dan Ukraina menjadi tiga gol, atau setara dengan Mario Balotelli dan Mario Gomez. Matta menutup pesta gol Spanyol ke gawang Italia di menit ke-88 usai menerima umpan Torres.
Kemenangan empat gol tanpa balas yang diraih Spanyol dari Italia menjadikan final tersebut sebagai final tersubur sepanjang sejarah perhelatan Piala Eropa. Rekor kemenangan terbesar dicetak Jerman Barat saat menghancurkan Uni Soviet, 3-0 di partai final Piala Eropa 1972.
"Champione..champione...ole, ole, ole..." teriak para pemain Spanyol usai peluit panjang digelar. Sementara para pemain Italia seperti, Balotelli, Buffon dan Andrea Pirlo terlihat menangis di sudut lapangan lainnya.
»»  READMORE...

Kamis, 28 Juni 2012

Profesi Arsiparis


Fungsional Arsiparis ??? Apa itu? Pekerjaannya apa? Kuliahnya di mana?  Dan pertanyaan-pertanyaan lain akan keluar beruntun untuk memperjelas tentang Fungsional Arsiparis. Padahal dimasyarakat sudah banyak yang tahu tentang Pustakawan akan tetapi untuk Fungsional Arsiparis begitu asing di telinga mereka. Pada dasarnya antara pustakawan dan Arsiparis memiliki kesamaan misi yaitu sama-sama mengelola dan memelihara serta memberikan informasi tentang suatu dokumen. Akan tetapi arsip ada yang bersifat rahasia dan vital jadi tidak semua orang bisa menggunakannya sedangkan perpustakaan biasanya menyimpan buku-buku atau dokumen yang justru harus dipublikasikan. Karena pentingnya arsip maka seorang Arsiparis harus dapat menjaga kerahasiaan arsip-arsip yang bersifat rahasia tersebut.
Contoh arsip-arsip yang bersifat rahasia adalah kasus-kasus hukum dan politik seperti yang sekarang sedang ramai dibicarakan yaitu pembunuhan Nasrudin yang melibatkan beberapa petinggi negara.
Arsiparis begitu biasa disebut untuk seseorang atau PNS yang memilih karier/profesi ini adalah “Jabatan yang mempunyai ruang lingkup tugas, tanggung jawab, dan wewenang untuk melakukan kegiatan pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan yang diduduki oleh Pegawai Negeri Sipil dengan hak dan kewajiban yang diberkan secara penuh oleh pejabat yang berwenang”. (Per/3/M.PAN/3/2009, Bab I Pasal1 )
Sebetulnya menjadi Fungsional Arsiparis bisa menjadi salah satu pilihan bagi semua orang terutama PNS (Pegawai Negeri Sipil) yang  ingin kebebasan belajar dan mencapai karier secara maksimal dengan kemandirian. Juga bagi PNS yang sudah mentog kepangkatannya dan tidak dapat meneruskan jabatan di struktural dapat memilih profesi ini.
Seorang Fungsional Arsiparis untuk dapat mencapai tingkat /jenjang yang lebih tinggi (Pangkat/Gol) harus melalui proses pengumpulan angka kredit, hal ini dapat memacu  seorang Fungsional Arsiparis untuk bekerja dan berkreasi dalam rangka pengembangan diri dalam memenuhi angka kredit.
Jenjang dalam Profesi Fungsional Arsiparis
Dalam Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Jenjang Arsiparis diatur sebagai berikut ini.
1.     Arsiparis Tingkat Terampil adalah Arsiparis dengan kualifikasi teknis atau penunjang Profesional yang pelaksanaan tugas dan fungsinya mensyaratkan penguasaan pengetahuan teknis dibidang pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan.
2.     Arsiparis Tingkat Ahli adalah Arsiparis dengan kulifikasi Profesional yang pelaksanaan tugas dan fungsinya mensyaratkan penguasaan ilmu pengetahuan dan tekonologi dibidang  pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan. Pada Tingkat Ahli terbagi dalam Kategori
Kegiatan Arsiparis
Pada dasarnya kegiatan Arsiparis adalah sama dengan pegawai atau dosen pada umunya apalagi pada Arsiparis Tingkat terampil, karena setiap kegiatan dan layanan Administrtasi yang dilakukannya akan bisa menjadi angka kredit sedangkan pada Arsiparis Ahli dapat kesempatan untuk Penelitian dan Mengajar . Selain dari pada itu kalau dilihat dari tabel-tabel di atas maka jelas terlihat betapa menjadi Fungsional Arsiparis memberi kesempatan sangat bagus bagi PNS. Bagi mereka yang hanya memiliki Ijazah SLTA dapat naik pangkat sampai Gol. III/d sedangkan kalau di struktural PNS yang hanya memiiliki ijazah SLTA akan terhenti kenaikan pangkatnya pada jenjang III/b dengan kenaikan pangkat 4 tahun sekali , sedang bagi PNS yang hanya memiliki ijazah S1 dan tidak menjabat dapat terus naik Pangkat/Golongannya samapai IV e dan kenaikan pangkat dapat dilakukan 2 tahun sekali plus kenaikan tunjangan yang tentunya mengikuti.
Penulis sering mendengar banyak PNS enggan menjadi Arsiparis karena takut   sulit mengumpulkan angka kredit, padahal kalau sudah tahu maka kesulitan itu tidak ada yang ada adalah memacu kita untuk terus berkarya dan mengembangkan diri secara maksimal dalam rangka pengabdian diri terhadap lembaga tercinta kita ini.
»»  READMORE...

King Leo Messi


Profil Dan Biodata Lengkap Lionel Messi


Lionel Andrés Messi (lahir di Rosario, 24 Juni 1987; umur 23 tahun) adalah seorang pemain sepak bola asal Argentina. Posisinya adalah penyerang. Saat ini ia memperkuat FC Barcelona di Liga Spanyol. Kemampuannya sering membuatnya dijuluki sebagai "Diego Maradona baru".

Biografi

Pada awalnya pemain bertinggi badan 169 cm ini beraksi di klub Grandoli, klub asuhan Jorge Messi yang tak lain adalah ayahnya aldio. Kemudian ia beralih ke Newell's Old Boys. Namun klub ini tidak sanggup membayar biaya terapi hormon yang mencapai 500 pounds perbulannya. Untunglah Barcelona segera menangkap potensi hebat aldio Giovanni dan menawarinya pindah ke Spanyol untuk bergabung bersama klub Katalan ini plus membiayai seluruh biaya terapi.

"Saya hanya butuh waktu kurang dari 10 menit untuk yakin bahwa dia memang seorang bintang masa depan." ucap pelatih Barcelona B kala itu, Carles Rexach. "Sepanjang karier saya selama 40 tahun, tak pernah saya melihat seorang pemain yang benar-benar bertalenta. seseorang dengan pengetahuan sepak bola minim pun akan bisa menyadari kemampuan hebat aldio."

Bakatnya menarik perhatian dunia sewaktu beraksi bersama tim nasional sepak bola Argentina di Piala Dunia Remaja dan Barcelona pada tahun 2005. Pada tahun 2006 dia berhasil membantu Barcelona sebelum mengalami cedera dalam pertandingan perempatfinal menghadapi Chelsea di Liga Champions. Messi yang mempunyai tubuh yang agak kecil ini sangat lincah di atas lapangan dan kerap membuka ruang kepada rekan-rekannya yang memburu gol. instingnya sebagai pemain sepak bola semakin terasah sejak memperkuat tim barcelona senior, terlebih perpaduannya dalam bermain bersama bintang dari brazil kala itu Ronaldinho semakin mematangkannya sebagai pesepak bola andal seperti saat ini.

Bukti dari kualitas permainannya adalah dengan memberi kontribusi terhadap klub nya Barcelona dalam meraih banyak gelar, dan puncaknya diraih bersama barcelona pada tahun 2009 yang lalu, dimana dari semua kejuaraan yang diikuti oleh klub Barcelona, mereka meraih semua gelar, totalnya sebanyak 6 (enam) gelar (Sextuple) pada tahun 2009. Hal ini ditandai oleh messi dengan meraih golden booth award serta Most Valauble player di Champions League serta meraih penghargaan tertinggi didunia sepak bola dengan meraih predikat sebagai Pemain Terbaik Eropa (Balon d'or) dan Pemain terbaik Dunia Versi FIFA.

Informasi klub

Klub saat ini FC Barcelona
Nomor 10

Karier junior

1995–2000 Newell's Old Boys
2000–2004 FC Barcelona

Karier senior


Tahun Klub Tampil (Gol)
2004- FC Barcelona 64 (54) 

Tim nasional


2005– Argentina 22 0(6)

1 Penampilan dan gol di klub senior
hanya dihitung dari liga domestik dan
akurat per 21:12, 29 September 2007.
2 Penampilan dan gol di tim nasional
akurat per 26 September 2007.

Demikian Profil dan Biodata lengkap dari Lionel Messi pesepakbola bertalenta emas yang merupakan Pemain Terbaik Dunia Saat Ini.
»»  READMORE...

Genius Guardiola


Josep Guardiola i Sala kini lebih dikenal dengan panggilan Pep Guardiola. Ia Mantan Punggawa lini belakang Barcelona yang kini berprofesi sebagai manajer klub catalan tersebut. Nama Pep Guardiola Mulai melambung ketika FC Barcelona dibawah asuhannya berhasil menyudahi puasa gelar dengan meraih tiga gelar atau treble sekaligus, yaitu La Liga, Copa del Rey, dan Liga Champions tahun 2008/2009. Selain itu FC Barcelona juga menjadi tim tersubur di diantara jajaran liga-liga top Eropa dengan mencetak kurang lebih 150 gol di semua kompetisi. Guardiola menjadi manajer termuda yang memenangkan Liga Champions. Di musim berikutnya, Guardiola membawa Barcelona memenangkan Piala Super Spanyol lawan Athletic Bilbao dan Piala Super Eropa 2009 lawan Shakhtar Donetsk.

Josep Guardiola lahir 18 Januari 1971 di Santpedor, Catalonia Spanyol. Sebelum menjadi pelatih FC Barcelona Ia adalah seorang pemain professional dengan posisi Defensive midfielder. Josep Guardiola menghabiskan karirnya sebagai pemain di Barcelona. Dia menjadi bagian dream team di bawah kepelatihan Johan Cruyff yang membawa Barcelona memenangkan gelar Eropa mereka untuk pertama kalinya. Guardiola menjadi kapten di 4 tahun terakhirnya bersama Barcelona.Klub-klub yang pernah disinggahi Guardiola antara lain FC Barcelona, Brescia, As Roma, Al-Ahli dan Sinaloa. Sebagai pemain tim nasional Spanyol, dia memulai debutnya pada tanggal 14 October 1992 saat menghadapi Irlandia Utara saat kualifikasi Piala Dunia 1994. Di timnas Spanyol, dia bermain 47 kali dan mencetak 5 gol dalam rentang waktu 1992-2001. Dia juga sempat bermain untuk Catalunya selama 7 kali dalam rentang waktu 1995-2005. 
»»  READMORE...

History of FC Barcelona


Banyak pemain sepakbola legendaris terlahir dari FC Barcelona (FC Barca) seperti Kubala, Suarez, Cruyff, Maradona, Ronaldinho dan Lionel Messi. Selama abad 20, Barca menjadi symbol Barcelona, sebuah symbol yang merepresentasikan identitas Catalan sebagai bangsa. Begitulah, mengapa Barca dikatakan lebih dari sebuah klub.
Pengusaha berkebangsaan Swiss datang ke Spanyol untuk urusan bisnis dengan sejumlah orang setempat dan Inggris. Dia adalah Joan Gamper yang kemudian menjadi pendiri FC Barcelona. Mereka ternyata sama-sama menyukai sepakbola. Akhirnya di kantor Sole Gym pada 29 November 1899 Gamper bertemu Gualteri Wild, Lluis d’Osso, Bartomeu Terrados, Otto Kunzle, Otto Maier, Enric Ducal, Pere Cabot, Carles Pujol, Josep Llobet, John Parsons, dan William Parsons. Duabelas orang tersebut berkumpul dengan maksud mendirikan klub sepakbola dan berdirilah Football Club Barcelona yang juga disebut Barca.
Gamper pun menjadi satu pemain Barcelona sampai 1903. Walter Wild dari Inggris, diangkat sebagai presiden pertama klub hingga 1901. Pertandingan pertama Barca digelar di Bonanova Cycle Track melawan grup ekspatriat asal Inggris yang tinggal di Barcelona. Pertandingan berakhir dengan kemenangan ekspatriat Inggris unggul 1-0.
Seragam tim Barca waktu itu berwarna biru dan merah anggur. Gamper memilih biru dan merah anggur sesuai dengan warna satu wilayah di Swiss tempat asalnya.
Sebagai sebuah klub tentu perlu markas. Pada 14 Maret 1909, klub meresmikan markas pertamanya di Industria dengan kapasitas 6.000 orang. Waktu itu Barcelona memperoleh gelar pertamanya, juara Catalan Championships periode 1909/1910.
Musim kompetisi periode 1910/1911, 1912/1913, 1915/1916, 1918/1919 1919/1920, 1920/1921 dan 1921/1922 juaranya ada di tangan Barcelona. Klub ini juga menjuarai kompetisi Spanish Championships musim 1909/1910, 1911/1912, 1912/1913, 1919/1920 dan 1921/1922. Barca juga memenangi dengan cemerlang edisi perdana Spanish National League, musim kompetisi 1928-1929.
Di tahun saat menjuarai Catalan dan Spanish Championship markas Barca Les Corts yang juga dikenal dengan The Cathedral of Football diresmikan 20 Mei 1922. Stadion ini kapasitas awalnya 30.000 orang, tapi belakangan lipat dua menjadi 60.000.
Pada 1924 klub memiliki 12.207 anggota fans dan ini jumlah pendukung yang besar sekaligus jadi fondasi penggemar masifnya sekarang. Toh begitu, jumlah fans-nya pernah mengalami masa surut. Lantaran perang sipil 1936 dan represi rezim fasis, di tahun 1939 jumlah pendukung anjlok menjadi 3.486.
Dekade 1930-an memang menjadi masa suram dan getir Barca. Pemilik klub Joan Gamper meninggal 30 Jul 1930. Permulaan dekade yang fatal dan klub masuk ke dalam periode kemunduran. Terjadi krisis institutional, banyak anggota meninggalkan klub, hasil pertandingan yang buruk dan tekanan politis pendukungnya Franco.
Perang sipil pada 1936 menimbulkan petaka bagi Barcelona FC. Josep Sunol, Presiden Barcelona, dibunuh tentaranya Franco di dekat Guadalajara. Maret 1938 kaum fasis menjatuhkan bom FC Barcelona Social Club dan menyebabkan kerusakan serius.
Pada 1939 pasukannya Franco menciptakan banyak masalah terhadap klub, karena ini sudah menjadi symbol orang Catalan. Namun,tidak selamanya derita merundung Barca. Dekade 1940-an Barca secara bertahap recovery kendati terus dirundung kesulitan internal. Dari pihak eksternal rezim Franco masih merongrong. Misalnya pada Juni 1943 Franco melalui wasit dan polisi mengancam Barca ketika melawan Real Madrid. Pertandingan berakhir dengan kekalahan Barca, skor 11-1. Hanya saja—di dekade ini—bukan Barca namanya kalau sama sekali tidak menorehkan prestasi.
Barca meraih juara liga nasional musim kompetisi1944/1945, 1947/948 dan 1948/949 serta juara Latin Cup 1949. Yang terakhir ini merupakan prestasi internasional pertama barca. Kompetisi itu didahului European Champions Cup Title. Klala itu Barca diperkuat Cesar, Basora, Velasco, Curta, Gonzalvo bersaudara, Seguer, dan Biosca o Ramallets. Juni 1950 Ladislao Kubala bergabung di Barcelona dan membuat Barcelona FC menjadi tim tak terkalahkan.
Barca sangat berterimakasih pada garis depan yang luar biasa yaitu Basora, Cesar, Kubala, Moreno dan Manchon. Di antara 1951 dan 1953, Barca memenangi tiap kompetisi yang digelar seperti Liga Spanyol 1951/1952 dan 1952/1953 serta Piala Spanyol 1950/1951, 1951/1952 dan 1952/1953).
Yang paling mengesankan adalah pada musim 1952/1953. Barca merebut empat piala: Liga Spanyol, Piala Spanyol, Latin Cup Eva Duarte, dan Martini Rossi trophies. Kubala menjadi figur luar biasa bagi Les Corts dan segera Francesc Miro-Sans mempromosikan pembangunan Camp Nou Stadiym Nuu Camppun diresmikan pada 24 September 1957, berkapasitas 90.000 penonton.
Barca baru kembali menjuarai liga Spanyol untuk musim 1958/1959 dan 1959/1960 serta Fairs’ Cups 1957/1958 dan 1959/1960.Waktu itu Barca dilatih Helenio Herrera dengan pemain-pemain brilian seperti Kocsis, Czibor, Evaristo, Kubala, Eulogio Martinez, Suarez, Villaverde, Olivella, Gensana, Segarra, Gracia, Verges dan Tejada.
Tapi, pada dekade 60-an Barca mengalami periode krisis. Barca hanya memenangi Piala Spanyol 1963 dan 1968 serta Fairs’ Cup 1966. Baru pada dekade 1970-an Barca bangkit lagi. Pada 1973, bergabung Johan Cruyff asal Belanda. Hadirnya Cruyff memberi sentuhan akhir pada barisan penyerang emas yang terdiri dari Rexach, Asensi, Sotil dan Marcial. Tim ini memimpin kompetisi liga musim 1973/1974. Sekaligus berbarengan dengan perayaan hari jadi klub ke-75. Anggota fans saat itu mencapai angka 69.566. Ketika perayaan dipasang poster Joan Miró untuk mengenangnya.
FC Barcelona sekarang menjadi entitas olah raga yang mencakup basketball, handball, hockey, atletik, ice-hockey, figure skating, indoor football, rugby, baseball, volleyball, dan divisi sepakbola wanita. Tim sepakbolanya menjadi satu klub yang ikut kualifikasi kompetisi di daratan Eropa tiap tahun sejak 1955. Total anggota fans pun luar biasa. Sekarang mencapai 105.706 anggota dan 1.508 klub supporter. Barcelona kini bermarkas di Avenida Aristides Maillol 8020, Spain. Nomor telepon yang bisa dihubungi (+34) 93 496 36 00.


Sumber : http://surgaberita.blogspot.com/2012/01/sejarah-berdirinya-fc-barcelona.html#ixzz1z5FIwai9
»»  READMORE...

Minggu, 24 Juni 2012

Sistem Kearsipan

SISTEM – SISTEM PENGARSIPAN
I. Pendahuluan
A. Latar Belakang
Seorang pimpinan yang memiliki intensitas fungsi Manajerial yang tinggi, sangat memerlukan bantuan sekretaris untuk meringankan tugasnya. Pimpinan yang sangat sibuk tidak mungkin dapat mengingat segalanya, maka sekretaris harus mampu membantu pimpinan dalam menyusun arsip atau mengatur arsip sehingga dapat dengan mudah diketemukan kembali pada saat diperlukan.
Setiap sekretaris harus menguasai sistem pengarsipan yang konsisten, sehingga dokumen-dokumen dapat dengan mudah dan cepat diketemukan pada saat dibutuhkan.
B. Tujuan Penulisan
Adapun tujuan daripada penulisan makalah ini adalah untuk dapat lebih mengetahui tentang cara-cara atau teknik-teknik pengarsipan yang baik. Dan juga, tujuan daripada penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi persyaratan akademis, yakni untuk memenuhi tugas dari mata kuliah “Manajemen Kesekretariatan”.
II. Pembahasan
Sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik / nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait.
 
Ada 5 macam sistem pengarsipan.
A. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah.
Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar).
Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.
Adapun kata tangkap dapat berupa :
- Nama orang
- Nama perusahaan / organisasi
- Nama tempat / daerah
- Nama benda / barang
- Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai)
Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad.
Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi surat tersebut melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan surat yang lainnya, atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat.
Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri, atau bagian terkecil dari suatu nama. Sedangkan nama, merupakan judul / caption. Jadi setiap judul memiliki bagian yang disebut unit.
Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip.
Koding adalah suatu kegiatan memberikan tanda atau simbol pada arsip. Adapun fungsi dari kode atau simbol adalah menunjukkan isi yang terkandung didalam arsip yang bersangkutan.
Petunjuk silang adalah alat petunjuk dari indeks yang tidak dipakai kepada indeks yang dipakai, atau petunjuk hubungan antara indeks yang dipakai dengan indeks lain yang dipakai.
Ada dua macam petunjuk silang.
a. Petunjuk silang langsung
Adalah petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu nama atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah.
b. Petunjuk silang tak langsung
Adalah petunjuk silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling membantu.
Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah :
- Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama
- Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.
- Menetapkan caption atau judul surat
- Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan
- Membuat petunjuk silang
- Memberi kode surat
- Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.
- Menyusun menurut susunan abjad.
- Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan.
Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah
- Filling cabinet; adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai beberapa laci.
- Folder; adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.
- Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder. Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton tebal.
B. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.
Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah.
1. Daftar Indeks; adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan.
Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, disebut sub pembagian pembantu.
2. Perlengkapan menyimpan surat
- Filling Cabinet
- Guide
- Folder
- Kartu kendali
3. Pemberian kode surat
4. Penyimpanan surat, dengan cara
- Membaca surat untuk mengetahui isi surat
- Memberi kode surat
- Mencatat surat dalam kartu kendali
5. Menyimpan kartu kendali.
C. Sistem Nomor
Di dalam sistem nomor ada 4 macam
1. Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)
Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.
Yang diperlukan dalam sistem ini adalah
a. Perlengkapan yang diperlukan adalah
- Filling cabinet
- Guide
- Folder
b. Daftar klasifikasi nomor
c. Kartu kendali
Dalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu.
Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu
- Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor
- Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama
- Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu.
Guna daftar klasifikasi adalah
- Sebagai pedoman pemberian kode surat
- Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan surat
Uraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet
- Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide
- Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder
- Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depan
Cara penyimpanan surat
- Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya
- Memberi kode surat
- Mencatat surat kedalam kartu kendali
- Mencatat surat pada kartu indeks
- Menyimpan surat
- Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan
- Menyimpan kartu kendali
2. Sistem nomor menurut Terminal Digit
Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.
Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah
- Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder)
- Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
- Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut
a. Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide
b. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder
c. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder
- Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55.
3. Sistem Nomor Middle Digit
Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map.
Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.
4. Sistem nomor Soundex (phonetic system)
Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.
Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.
D. Sistem Geografis / Wilayah
Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.
Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.
Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.
Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini
- Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling cabinet, guide, folder, dan kartu kendali.
- Penyimpanan surat melalui prosedur
a. Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.
b. Membaca surat
c. Memberi kode surat
d. Mencatat surat pada kartu kendali
e. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing
f. Menyimpan surat
g. Menyimpan kartu kendali
- Penemuan kembali; cara menemukan kembali adalah sama seperti sistem-sistem lainnya.
E. Sistem Tanggal (Chronologis)
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar)
Yang diperlukan untuk sistem ini adalah
- Perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet, didepan laci dicantumkan judul “tahun”, guide sebanyak 12 buah, masing-masing untuk satu bulan, folder, dan kartu kendali.
- Pembagian sistem tanggal
a. Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci)
b. Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide)
c. Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder)
- Susunan guide dan folder dalam filling cabinet
a. Laci menggambarkan tahun
b. Guide menggambarkan bulan
c. Folder menggambarkan tanggal
- Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat
a. Menetapkan kode surat sebelum disimpan
b. Mencatat surat pada kartu kendali
c. Menyimpan surat.
III. Penutup
A. Kesimpulan
Jadi dalam sistem pengarsipan ada 5 macam cara pengaturan atau teknik penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Yaitu dengan memakai
a. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
b. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
c. Sistem Nomor
d. Sistem Geografis / Wilayah
e. Sistem Tanggal (Chronologis)
Masing-masing sistem dapat digunakan sesuai dengan jenis arsip, atau surat pada suatu organisasi atau perusahaan.
»»  READMORE...